Покупка парка оргтехники, его содержание и затраты на расходные материалы, ведение бухгалтерии по данным расходам это реалии тех, кто еще не пользуется услугами аутсорсинга офисной печати. Если вы из тех, кто ценит деньги и свое время, заключайте контракт с "Копи-Консалтинг" на услуги покопийной печати, которые:
- Включают оплату только за количество сделанных отпечатков
- Не включают расходы за аренду устройства во время его простоя
Покопийный контракт предложение, позволяющее организовать управление документооборотом с принципиально новой экономической моделью.
Сущность покопийного контракта как экономической модели
Покопийный договор, или клик-контракт, это форму биллинга услуг по организации, управлению и техническому сопровождению бизнес-процесса печати в компании силами сторонней организации. В основе этой модели лежит строгий учёт количества отпечатанных листов с помощью специализированного программного обеспечения, которое устанавливается на арендуемые МФУ или принтеры.
Данные о каждом сделанном отпечатке передаются в систему контроля провайдера, и на основе этих сведений формируется счет для заказчика.
Принципиальное отличие покопийного контракта от традиционной модели владения техникой заключается в том, что заказчик оплачивает не сам факт наличия оборудования, а исключительно результат его работы число созданных отпечатков. Такой подход кардинально меняет структуру затрат: исчезают крупные единовременные капитальные вложения в приобретение дорогостоящей техники, а также непредсказуемые расходы на её ремонт и замену расходных материалов.
Техническая реализация учёта отпечатков требует установки на оборудование специальных счётчиков, которые фиксируют каждый цикл печати. В профессиональной среде принято измерять объёмы в страницах формата А4. При печати на формате А3 или SRA3 количество кликов умножается на два, а для длинных листов и баннеров используется пересчёт в зависимости от того, сколько отпечатков А4 помещается на конкретном формате.
Системы мониторинга ведущих производителей считают только те циклы печати, которые были фактически выполнены на устройстве, что исключает ошибки, связанные с учётом растрированных на промежуточных серверах, но не отправленных на печать полос.
Архитектура затрат- что входит в стоимость отпечатка
Стоимость каждого отпечатка в рамках клик-контракта формируется на основе нескольких ключевых факторов, которые суммируются и делятся на планируемый объём печати. В базовую цену включаются прямые затраты на расходные материалы (тонер, фотобарабаны, проявочные узлы и другие комплектующие, исключая бумагу), а также сервисное обслуживание оборудования.
Подрядчик, работающий по модели покопийного контракта, полностью обеспечивает заказчика необходимым набором расходных материалов, поддерживая их достаточный запас в подразделениях компании. Это означает, что сотрудники офиса никогда не сталкиваются с ситуацией, когда печать останавливается из-за закончившегося картриджа провайдер берёт на себя обязательство по своевременной поставке и замене всех потребляемых элементов.
Кроме расходников, в стоимость отпечатка включаются затраты на капитальный и текущий ремонт оборудования, включая замену необходимых запасных частей. Сервисный инженер провайдера проводит регулярную диагностику устройств, выполняет профилактические работы и оперативно устраняет неисправности все эти услуги уже заложены в цену клика.
Важно понимать, что фиксированная цена отпечатка не является единой для всех классов оборудования. Действует общее правило: чем более производительным является устройство, тем ниже себестоимость одного отпечатка. Для машин начального уровня стоимость клика будет выше, чем для высокопроизводительных систем, что отражает объективные различия в стоимости владения и эксплуатации разных классов техники.
Экономическая выгода покопийной модели для бизнеса
Переход на покопийное обслуживание даёт бизнесу возможность достичь экономии в диапазоне от 30 до 50% от изначальной суммы издержек на печать. Эта цифра складывается из нескольких составляющих, каждая из которых вносит свой вклад в общий финансовый результат.
Первый источник экономии оптимизация парка печатной техники. При заключении клик-контракта провайдер проводит аудит существующей инфраструктуры и предлагает заменить множество устаревших или неэффективных устройств на несколько универсальных аппаратов с низкой ценой отпечатка и высоким запасом прочности.
Например, вместо пяти отдельных принтеров можно установить два мощных МФУ, которые выполняют функции печати, копирования и сканирования, что сокращает не только затраты на обслуживание, но и занимаемую площадь.
Второй источник использование расходных материалов с увеличенным ресурсом. Для профессиональных устройств применяются картриджи большей ёмкости, которые оказываются значительно выгоднее стандартных картриджей для бытовых принтеров. За счёт этого себестоимость отпечатка снижается сразу на 20-25%.
Третий источник освобождение IT-отдела от несвойственных функций. Сотрудники информационной службы больше не тратят время на диагностику неисправностей принтеров, замену картриджей, заказ расходников и взаимодействие с многочисленными поставщиками. Это позволяет им сосредоточиться на профильных задачах, повышая общую эффективность работы компании.
Четвёртый источник устранение скрытых затрат. При самостоятельном обслуживании многие компании сталкиваются с непредвиденными расходами: срочный вызов мастера, покупка дорогостоящих запчастей, простой сотрудников из-за невозможности печатать. В покопийной модели все эти риски берёт на себя провайдер, а стоимость клика остаётся неизменной независимо от того, сколько раз оборудование выходило из строя и какие узлы требовали замены.
Разграничение уровней сервиса! От покопийки до полноценного аутсорсинга
Рынок услуг печати предлагает несколько уровней сервиса, которые различаются по объёму ответственности провайдера и глубине трансформации печатной инфраструктуры заказчика. Покопийный контракт в традиционном понимании относится к категории Basic Print Services это партнёрство на постоянной основе в рамках договора на оказание определённых видов услуг.
При базовом покопийном обслуживании заказчик использует свою технику, платит за каждый отпечаток, а провайдер поставляет расходные материалы и выполняет ремонт. Однако эта модель не включает комплексную оптимизацию парка и управление процессами печати на стратегическом уровне. Такой подход подходит компаниям, которые хотят получить прозрачность затрат без кардинальной смены инфраструктуры.
Следующий уровень поддержка печатных сервисов (Support Print Services) это разовое обслуживание по запросу, когда компания обращается к провайдеру для решения конкретной проблемы. Эта модель не обеспечивает стабильности затрат и не даёт долгосрочного эффекта экономии.
Высший уровень управляемые услуги печати и документооборота (Managed Print Services) это полноценный аутсорсинг, включающий проведение аудита печатной инфраструктуры, оптимизацию парка техники, полное материально-техническое и информационное сопровождение всех процессов. В рамках MPS провайдер предоставляет оборудование, расходные материалы, ремонт, удалённый мониторинг, проактивное обслуживание, отчётность и подменный фонд.
MPS-провайдеры имеют доступ к более производительным и экономичным контрактным версиям оборудования и картриджей, а также могут предложить выгодные условия их приобретения по партнёрским программам. Они располагают штатными экспертами по подбору оборудования, сертифицированными инженерами, собственной сервисной базой, парком подменной техники и складскими запасами ресурсных деталей.
Именно комплексный подход и большая степень свободы позволяют MPS-провайдеру эффективно управлять расходами на печать с максимальной выгодой для заказчика.
Покопийный контракт как инструмент сбора данных для оптимизации
Покопийная печать может выступать не только как самостоятельная услуга, но и как стратегический пилотный проект перед переходом на полный аутсорсинг печати. Для многих компаний решение о глубокой трансформации документооборота сопряжено с сомнениями: "Сработает ли это у нас?", "Какую реальную экономию мы увидим?", "Не усложнит ли это процессы?". Пилотный клик-контракт на существующем оборудовании даёт ответы на все эти вопросы на основе фактических данных, а не предположений.
В течение 6-12 месяцев работы по покопийной модели система собирает детальную информацию о реальной печатной нагрузке: выявляются аппараты, работающие на износ, и те, что простаивают, определяется структура печати по отделам и точный баланс чёрно-белых и цветных отпечатков, фиксируются сезонные пики нагрузки. Эти данные становятся объективной основой для принятия решений о реструктуризации парка техники.
Например, практический опыт показывает, что в компаниях с несколькими десятками сотрудников до 40% печатной нагрузки может приходиться всего на 3-4 устройства, а несколько принтеров практически простаивают. На основе таких данных провайдер может предложить оптимальную конфигурацию из меньшего числа более производительных аппаратов, что даёт значительную экономию без потери функциональности.
Точная информация о структуре затрат помогает справедливо распределять расходы между отделами, выявлять неэффективные процессы и принимать обоснованные решения о внедрении политик печати. При этом на этапе пилотного проекта сотрудники продолжают работать как обычно, не сталкиваясь с необходимостью осваивать новые процессы или системы, что минимизирует сопротивление изменениям.
Соглашение об уровне сервиса как гарантия бесперебойной работы
Качественный покопийный контракт обязательно сопровождается соглашением об уровне сервиса, в котором провайдер фиксирует измеримые гарантии, включая время приезда инженера, условия предоставления подменного устройства, периодичность отчётов и штрафные санкции за сбои. Без чёткого SLA компания рискует остаться без печати в ответственный момент, например, в день сдачи отчётности или тендера.
Типовые значения времени реакции на заявку составляют 4 рабочих часа в пределах города, 8 часов в области и 24 часа в регионах. Важно различать время реакции (период от регистрации заявки до начала работы инженера) и время устранения неисправности (момент, когда поломка полностью исправлена). В договоре должны быть прописаны оба показателя.
Некоторые провайдеры гарантируют, что оборудование будет работать 99,5% рабочего времени, а оставшиеся 0,5% составляют норматив на проведение ремонтных работ. За каждый час простоя сверх этого лимита предусматривается штраф или скидка для заказчика.
Критически важным элементом SLA является пункт о подменном аппарате. Если ремонт длится дольше установленного срока (например, 8 часов), провайдер обязан привезти подменное устройство. В соглашении прописывается, через сколько часов после диагностики предоставляется подмена, какой класс техники должен быть предложен и кто отвечает за доставку и настройку.
Удалённый мониторинг состояния оборудования позволяет провайдеру отслеживать уровень тонера, состояние узлов и предупреждать сбои до их наступления. В SLA указывается, что мониторинг ведётся круглосуточно, а клиент имеет доступ к онлайн-панели для контроля ситуации. Ежемесячные отчёты должны включать количество отпечатков с разбивкой по чёрно-белым и цветным страницам, загрузку каждого устройства, время простоев с указанием причин и динамику затрат.
Финансовые аспекты. Прозрачность и предсказуемость расходов
- Одним из главных преимуществ покопийного контракта является прозрачность затрат на печать и возможность точного финансового планирования. В одном счёте отражаются все прямые затраты на печать за оговорённый период, причём счёт выставляется исключительно за фактически сделанные отпечатки то есть оплачивается конечный результат, а не сам процесс его создания.
- Бюджетирование становится простым и понятным: стоимость клика известна заранее, а ежемесячный объём печати легко прогнозируется на основе исторических данных. Компания получает возможность включить расходы на печать в операционный бюджет с высокой точностью, без риска непредвиденных трат на ремонт или срочную закупку расходных материалов.
- Авансовый платёж при заключении договора не требуется оплата производится по итогам отчётного периода на основании данных, собранных системой мониторинга. Это существенно снижает финансовую нагрузку на компанию и делает услугу доступной даже для организаций с ограниченным оборотным капиталом.
- Минимальная гарантия, прописываемая в договоре, защищает интересы обеих сторон: провайдер получает уверенность в окупаемости своих затрат на организацию сервиса, а заказчик гарантию, что услуга будет оказываться в полном объёме в течение всего срока действия контракта. При этом условия договора обычно являются гибкими и могут адаптироваться под меняющиеся потребности бизнеса.
Кому подходит покопийная печать, а кому нет
Покопийная модель обслуживания наиболее востребована в компаниях со средним и крупным объёмом документооборота от 1000 страниц в месяц и выше. Для таких организаций затраты на самостоятельное обслуживание печатного парка становятся существенной статьёй бюджета, а оптимизация этой сферы даёт ощутимый экономический эффект.
Особенно актуальна покопийная печать для крупных ритейлеров, торговых центров, сетевых магазинов, аптечных сетей и интернет-компаний с пунктами выдачи заказов. В таких структурах, как правило, представлен огромный парк печатной техники, часто распределённый по разным локациям, и обслуживать этот объём самостоятельно становится крайне сложно и затратно.
Для компаний с небольшим объёмом печати покопийный контракт может оказаться экономически нецелесообразным. Если организация распечатывает менее нескольких сотен страниц в месяц, дешевле будет приобрести собственный принтер и расходные материалы. Однако даже для малого бизнеса может быть оправдана аренда устройства с покопийной оплатой, если требуется функциональность дорогостоящего оборудования (например, цветная печать большого формата), которое нет смысла покупать.
Важным фактором при выборе модели обслуживания является состояние существующего парка техники. Если оборудование устаревшее и часто выходит из строя, покопийный контракт на этих устройствах может оказаться невыгодным из-за высокой стоимости ремонта, которую провайдер будет вынужден закладывать в цену клика. В таких случаях разумнее рассмотреть вариант с заменой техники в рамках полноценного аутсорсинга.
Подводя итог- покопийный контракт как инструмент управления печатью XXI века
Покопийный клик-контракт это не просто способ оплаты услуг печати, а комплексную модель управления документооборотом, которая трансформирует затраты из непредсказуемых в управляемые, из капитальных в операционные, из скрытых в прозрачные.
Экономия достигается за счёт оптимизации парка оборудования, использования профессиональных расходных материалов с низкой себестоимостью отпечатка, освобождения IT-специалистов от несвойственных функций и полного устранения рисков непредвиденных затрат на ремонт. Дополнительным преимуществом становится возможность собрать точные данные о реальной печатной нагрузке, которые становятся основой для дальнейшей оптимизации и перехода на более высокие уровни аутсорсинга.
Покопийная печать не отменяет и не заменяет электронный документооборот она дополняет его, обеспечивая эффективную работу с бумажными документами, которые по-прежнему составляют значительную часть делового оборота. Исследования показывают, что даже в странах с широким внедрением электронного документооборота расход офисной бумаги не уменьшается, а в некоторых случаях даже растёт. Это подтверждает, что офисная печать остаётся востребованной и требует грамотного управления затратами.
Заключая контракт с профессиональным провайдером услуг печати, бизнес получает не просто поставку расходных материалов и ремонт техники, а системное решение, которое позволяет сосредоточиться на основной деятельности, не отвлекаясь на второстепенные задачи управления офисной инфраструктурой. Оплата только за результат это не маркетинговый слоган, а реальный принцип работы, который меняет экономику офисной печати в пользу заказчика.